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Assistante / Secrétaire

Assitante Secrétaire

Le métier de secrétaire dispose de plusieurs appellations (assistante, assistante de direction, ou secrétaire de direction).

Tous les secteurs d’activité font appel à cette fonction ou presque (du cabinet médical à la grande entreprise, au cabinet d’architectes, en passant par le centre d’affaires).

Certaines travaillent depuis leur domicile grâce au télétravail et sont employées par une entreprise de télé secrétariat. Dans cette configuration, il arrive qu’elles aient plusieurs clients.

Le plus souvent, les secrétaires ont des horaires du bureau classiques, mais il peut arriver que la fonction exige un investissement bien plus important, notamment pour le métier d’assistante de direction, véritable second du dirigeant.

Quelles sont les missions principales d’une secrétaire ?

Tout passe par la secrétaire, ce qui explique la multitude de taches inhérente à ce métier :

  • Gestion des appels téléphoniques
  • Gestion du courrier
  • Gestion des e-mails
  • Prise de rendez-vous
  • Photocopies et fax
  • Rédaction de documents
  • Traitement des notes de frais
  • Organisation des déplacements
  • Préparation et installation des réunions
  • Commande de matériel
  • Classement
  • Etc

Une assistante peut être amenée à effectuer de très nombreuses tâches notamment dans les petites structures. Il est impératif d’avoir de bonnes capacités d’adaptation, d’être force de proposition, et de savoir réagir au quart de tour. La secrétaire connait les dates, l’emplacement de chaque fichier, les dossiers en cours sur le bout des doigts.

Grâce à l’utilisation de l’informatique, l’assistante peut se consacrer à des tâches d’organisation et de logistique pour permettre le bon fonctionnement de l’entreprise, ce qui ajoute une certaine stimulation intellectuelle non négligeable.

Quel est le profil d’une assistante / secrétaire ?

Une assistante / secrétaire doit avant toute chose être très organisée. Elle doit être capable de gérer l’emploi du temps de plusieurs personnes en simultané et d’effectuer les réservations nécessaires en temps et en heure en fonction des disponibilités de chacun et des demandes reçues (d’une commande de taxi en passant par une table dans un restaurant, sans oublier la commande de fleurs).

Dotée d’un excellent relationnel, elle représente l’image d’une entreprise par la prise de rendez-vous, l’accueil des différents publics (des clients, à la presse par exemple), la gestion des contacts avec les fournisseurs, prestataires, clients, etc.

Les compétences en informatique telle que la maîtrise des logiciels du Pack Office (Word, Excel, Power Point) sont essentielles. Celle des logiciels spécifiques de comptabilités ou autres sont très appréciés bien qu’une micro-formation au début de la prise de fonction soit très souvent dispensée.

Un bon niveau en français est requis pour assurer la rédaction de tous les courriers, e-mails, voire communiqués de presse selon la taille de la société. Sans surprise, la maîtrise d’une langue étrangère (voire 2) est un plus, elle est même indispensable dans une grande entreprise pour satisfaire aux demandes des collaborateurs étrangers. Si la concurrence est rude pour certains postes, notamment dans des grandes sociétés, une troisième langue peut faire la différence avec une autre candidate.

Côté formation, on note une hausse des qualifications avec plus de 30 % des secrétaires qui possèdent un bac + 2, même si de nombreuses secrétaires exercent dès l’obtention d’un Bac Pro Administration et Gestion par exemple. Le BP est aujourd’hui plutôt vu comme une orientation qui permet d’accéder ensuite à un Bac Pro.

Rémunération et évolution de carrière

L’assistante ou la secrétaire débute souvent au SMIC soit 1600 euros mensuels pour une débutante, jusqu’à 2000 euros selon l’expérience et la spécialisation. Bon à savoir : des formations en alternance proposent une rémunération allant de 80 à 100 % du SMIC, une solution idéale pour gérer la vie quotidienne et gagner en expérience.

Côté contrat, il y a de nombreux postes proposés en Interim, c’est-à-dire en tant qu’assistante ou secrétaire volante, mais on trouve également des CDD et CDI.

L’évolution dépend du caractère de chacun, certaines personnes s’épanouiront parfaitement à occuper le même poste sur une durée très longue, notamment pour une petite structure où les activités sont très diverses, tandis que pour une grande société, le turn over est plus important.


Offres d'emploi pour Assistante - Secrétaire

Résultats: 97 jobs

City One
City One

Chef hôte et hôtesse VIP à Paris 8ème CDI 35H anglais courant

Ville: Paris 8Eme Arrondissement (75008)
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31/10/2014
EFFAC
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Ecole d'hôte / hôtesse d'accueil en alternance recherche

Ville: Paris (75000)
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    Accueil : Hôte-Hôtesse d’accueil, Chef hôte - Chef hôtesse, Hôte - Hotesse volante, Assistante - Secrétaire, Concierge d’entreprise
31/10/2014
EFFAC
EFFAC

Hôte / Hôtesse d'accueil en alternance en entreprise

Ville: Paris (75000)
Rémunération: 80 et 100% du SMIC
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    Accueil : Hôte-Hôtesse d’accueil, Hôte - Hôtesse aéroportuaire, Hôte - Hotesse volante, Assistante - Secrétaire, Concierge d’entreprise
31/10/2014
hotesse event
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hotesse/manager

Ville: Paris (75000)
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    Accueil : Assistante - Secrétaire
    Evenementiel : Hôte - Hôtesse Evènementiel, Hôte - Hôtesse Vestiaires, Hôte - Hôtesse Mannequin, Commercial - manager clients
30/10/2014
City One
City One

Chargé(e) d'accueil VIP à Paris 16ème CDI 26h25 13h45/19h anglais courant

Ville: Paris 16Eme Arrondissement (75016)
Rémunération: 9.53€ bruts/heure + Prime mensuelle + Indemnité 50% frais transport en commun
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31/10/2014
City One
City One

Chargé(e) d'accueil VIP à Charenton Le Pont (94) CDI 27h50 13h30/19h00

Ville: Charenton-le-Pont (94220)
Rémunération: 9.53€ bruts/heure + Prime mensuelle + Indemnité 50% frais de transport en commun
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30/10/2014
City One
City One

Urgent - Chargé(e) d'accueil à La Défense (92) CDI 25h après-midi

Ville: Courbevoie (92400)
Rémunération: 9.53€ bruts/heure + Prime + Indemnité 50% frais de transport en commun
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    Accueil : Hôte-Hôtesse d’accueil, Chef hôte - Chef hôtesse, Hôte - Hôtesse aéroportuaire, Hôte - Hotesse volante, Assistante - Secrétaire
29/10/2014
City One
City One

Chargé(e) d'accueil VIP à Paris 16ème CDI 26h25 13h45/19h anglais courant

Ville: Paris 16Eme Arrondissement (75016)
Rémunération: 9.53€ bruts/heure + Prime mensuelle + Indemnité 50% frais transport en commun
Le groupe CITY ONE, référence de l'accueil de prestige, recrute un(e) chargé(e) d'accueil VIP pour une société spécialisée dans le développement de logiciels informatiques située à Paris 16ème. Vous serez en charge de l'accueil physique, de...
    Accueil : Hôte-Hôtesse d’accueil, Chef hôte - Chef hôtesse, Hôte - Hôtesse aéroportuaire, Hôte - Hotesse volante, Assistante - Secrétaire
28/10/2014
Trinity
Trinity

Hôtesses et hôtes accueil PHYSIQUE et TELPHONIQUE Parc Monceau du 3 novembre au 31 décembre

Ville: Paris 17Eme Arrondissement (75017)
Recherchons hôtesses et hôtes pour accueil physique et téléphonique dans un cabinet d'avocat international du 3 novembre au 31 décembre (du lundi au vendredi). Horaire de 18h à 20 h. Bilingue anglais exigé
    Accueil : Hôte-Hôtesse d’accueil, Assistante - Secrétaire
    Evenementiel : Hôte - Hôtesse Evènementiel
23/10/2014
City One
City One

Chargé(e) d'accueil VIP à Paris 15ème CDI 35H00

Ville: Paris 15Eme Arrondissement (75015)
Rémunération: 9.53€ bruts/heure + Prime mensuelle + Indemnité 50% frais transport en commun + Paniers Repas
Le Groupe City One, référence de l'accueil de prestige, recrute un(e) chargé(e) d'accueil VIP pour une entreprise spécialisée dans la gestion de voyages d'affaires située Paris 15ème. Vous serez en charge de l'accueil physique, du standard téléphonique, de la...
    Accueil : Hôte-Hôtesse d’accueil, Chef hôte - Chef hôtesse, Hôte - Hotesse volante, Assistante - Secrétaire
22/10/2014


Résultats: 97 jobs