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Assistante ou assistant d’exploitation

Assitante Secrétaire

L’assistante ou assistant d’exploitation est une profession qui se retrouve dans plusieurs secteurs, à savoir l’hôtellerie-restauration ou l’accueil et les services. Si dans la restauration, ce métier correspond à superviser les équipes en cuisine tout autant qu’assurer le service en salle, et ce, en même temps, cela est très différent pour l’accueil.

En plus d’une bonne présentation, ce métier demande d’être réactif, de passer d’une tâche à une autre facilement, et de maîtriser un certain nombre de compétences liées à la diversité des missions.

Que fait l’assistante ou l’assistant d’exploitation dans l’accueil ?

L’assistante ou assistant d’exploitation prend en charge toutes les tâches administratives liées au bon fonctionnement d’une société ou d’une agence appartenant à une franchise.

En pratique, ce métier se rapproche des fonctions de secrétaire ou assistant de direction. En effet, voici les missions à remplir :

  • Accueil
  • Gestion du standard (appels téléphoniques)
  • Rédaction de courriers et gestion des plis (envoi et réception)
  • Rédaction et édition de documents
  • Classement / archivage
  • Envoi et réception des devis
  • Saisie des dossiers de candidature, DUE, paie
  • Gestion des déplacements des salariés (de la réservation des taxis en passant par les hôtels et les transports)
  • Recouvrement des paiements
  • Reportings clients écrits

L’assistante ou l’assistant d’exploitation joue un rôle de lien entre les différentes équipes, les clients, les fournisseurs ou encore les prestataires. C’est la pièce indispensable au bon fonctionnement de la mécanique interne.

Il est possible que ce poste soit général (accueil ou services généraux) ou intégré à un service comme celui du marketing (promotion des ventes) où la mission principale est la pérennisation de la relation client. Auquel cas, voici les différentes tâches qui pourront être demandées spécifiquement :

  • Contact avec le client et définition des besoins (établissement d’un cahier des charges)
  • Sélection des profils et des clients, contrôle de l’adéquation des profils
  • Préparation de réunions de la réservation à l’installation, formation des candidats
  • Mise en place terrain (installation des stands par exemple)
  • Contrôle qualité effectués sur sites
  • Gestion des tenues de la commande à la distribution en passant par l’entretien (pressing)

Quelles sont les qualités pour travailler dans les services et l’accueil ?

L’assistante ou l’assistant d’exploitation doit être flexible et mobile, sans compter qu’une bonne résistance au stress est très souvent demandée. Des qualités organisationnelles sont requises pour gérer des plannings et faire face aux urgences.

De même, il est indispensable de maîtriser le Pack Office pour tenir des tableurs ou éditer des courriers, et d’avoir d’excellentes qualités rédactionnelles pour garantir l’image de la société.

Des connaissances en droit du travail sont un plus de façon à analyser les demandes des clients et à garantir la sécurité des employés proposés.

Quel parcours pour ce métier ?

Une formation bac + 3 est généralement demandée dans les branches suivantes : commerce, gestion du personnel ou encore management. Toutefois, on note que les postes sont ouverts dès l’obtention d’un bac + 2. Les sociétés étant frileuses à s’engager sur des personnes sans expérience, il est conseillé d’avoir fait au minimum une formation en alternance afin d’être immédiatement opérationnel.

Côté rémunération, on constate le plus souvent qu’un contrat en 35h00 correspond à 1900 euros brut, à condition que le candidat puisse justifier d’une première expérience réussie en management ou autre. Les débuts sont donc sans surprise : un salaire calculé sur la base du SMIC avec 50 % de remboursement du titre de transports, voire d’une participation pour la restauration.


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