Comment s'organise le planning d’une hôtesse d’accueil ?

L’hôtesse d’accueil a de nombreuses missions à accomplir tout au long de ses journées de travail. C’est la première fois que vous allez exercer ce métier et vous vous demandez comment votre planning va être organisé ? Pour vous éclairer à ce sujet, voici ce qu’il faut savoir sur l'organisation type de ces professionnelles.

L’accueil avant tout !

En tant qu’hôtesse d’accueil, votre mission première est d’assurer l’accueil physique et téléphonique au sein de l’entreprise dans laquelle vous travaillez ou l’évènement sur lequel vous êtes affectée. Parmi les tâches qui vous sont attribuées, la première à effectuer sur votre planning doit être celle-là et rester prioritaire tout au long de votre journée.

Vous devez donc commencer par prendre les renseignements sur l’entreprise ou l’évènement afin de pouvoir répondre aux demandes d'informations des visiteurs mais aussi de pouvoir les diriger vers le bon interlocuteur et les guider dans l’entreprise.

L’accueil téléphonique est le second élément autour duquel s'articule votre planning de la journée. Répondre au téléphone est une priorité puisque vous êtes tenue de décrocher avant la troisième sonnerie. Votre rôle est alors de passer votre interlocuteur au bon contact ou de lui donner les renseignements demandés.

Dans la gestion de son planning, elle doit aussi trouver la place pour effectuer d’autres tâches notamment administratives qui lui sont souvent confiées lorsqu’elle travaille à l’accueil d’une entreprise. Tri du courrier, archivage de celui-ci ou encore sa rédaction sont des travaux qui peuvent lui être demandés tout comme la réception de colis, la réservation de taxi ou de billet d’avion, la gestion des réservations des salles de réunion…

L’hôtesse d’accueil doit donc faire preuve d'organisation et bien gérer son planning pour pouvoir effectuer l’ensemble de ces missions au cours de sa journée.

Différents lieux d’activité pour une hôtesse d’accueil

L’hôtesse d’accueil peut être amenée à travailler en différents endroits. Votre planning général de travail dépend de cela. En effet, si vous êtes affectée au sein d’une entreprise, votre fonction essentielle étant l’accueil de public physique et téléphonique, vous aurez certainement des horaires de journée et du lundi au vendredi. Ils seront tous les jours identiques. Ce sont généralement des postes qui sont proposés en CDI.

Il en est de même dans les administrations où vous conseillez les visiteurs dans leurs démarches et dans les organismes de tourisme où vous effectuez l’accueil des visiteurs et les renseigner sur les visites incontournables à faire dans la région. Votre planning de travail s'articule en fonction des horaires d’ouverture au public de ces structures.

En gare ou en aéroport, l'amplitude horaire qu’exigent ces lieux fait que votre planning est organisé autour d’un roulement. Vous le recevrez donc à l'avance et généralement vous pouvez être amené à faire les équipes et à travailler les week-ends afin de pouvoir assurer aux passagers un bon accueil et faciliter leur embarquement comme expliqué sur cette page.

Dans l’évènementiel, les choses sont différentes car l’hôtesse d’accueil travaille sur un temps défini et les horaires varient en fonction de l’évènement. Votre planning sera fait en fonction des évènements auxquels vous allez participer, vous ne le connaîtrez donc pas obligatoirement longtemps à l’avance. Cela exige une grande disponibilité. Vous pourrez être amené à réaliser des missions de démonstratrice ou d'interprète. Elles sont généralement de courtes durées, il faut donc pouvoir faire les différents salons ou évènements pour travailler de façon régulière.

Le planning de l’hôtesse d’accueil est donc plus ou moins aléatoire et fixé à l’avance selon l’endroit où elle et amenée à travailler. Si vous envisagez ce métier, c’est une donnée importante à prendre en compte.