Les ressources humaines et la signature électronique

Authentique et infalsifiable, la signature électronique est une signature que l’on appose virtuellement sur un document numérique pour en garantir l’intégrité et en authentifier l’auteur. Il ne s’agit pas d’une signature manuscrite numérisée, mais d’un certificat de sécurité (donc crypté) qu’on peut stocker sur une clé USB, un Smartphone, un PC ou autre support et qui identifie spécialement le signataire et rend le document impossible à modifier ou à falsifier. Quels sont les enjeux de cette dématérialisation de la signature électronique pour les entreprises en général et pour les départements de RH en particulier ?

Renvoyer l’image d’une entreprise moderne

Parce que la signature électronique facilite la signature de documents sans qu’un rendez-vous physique ne soit nécessaire, elle rend les processus de recrutements plus fluides et plus simplifiés. Plus spécifiquement dans un contexte si globalisé qu’il est possible d’embaucher des talents à distance, les départements RH gagneraient à adopter la signature électronique au plus tôt. Non seulement elle optimise le processus de recrutement, mais elle renvoie aussi une image d’entreprise moderne aux candidats, employés, futurs employés ou partenaires.

Et si les entreprises qui engagent des travailleurs en freelance, des consultants et autres travailleurs externes sont particulièrement concernées, toutes les entreprises devraient adopter cette nouvelle méthode de signature.

Plusieurs entreprises offrent des services de signature électronique présentées sous forme de pack pour s’adapter aux besoins spécifiques. Avec Universign par exemple, toutes les incertitudes sont bannies. Tous vos employés recevront une signature numérique personnelle et pourront signer divers documents sur ordinateur, sur tablette, sur Smartphone, en face-à-face ou à distance. Vous pourrez également intégrer directement la signature électronique à votre site web pour les diverses opérations d’engagement.

Une sécurité et une couverture juridique plus étanches

Si le numérique est souvent considéré comme source d’insécurité, la signature électronique répond à un principe contraire. En effet, en plus du fait qu’elle a la même valeur juridique que la signature physique, la signature électronique permet une identification univoque du signataire, puisqu’elle est carrément impossible à falsifier.

Le signataire ne peut pas non plus nier avoir signé un document qui porte sa signature numérique. De même, après signature, un document n’est plus modifiable. En cas de litige avec un employé par exemple, ces paramètres auront une importance cruciale.

Une productivité plus accrue

Comme dans tous les secteurs, la dématérialisation s’accompagne de la simplification des procédures et d’un gain considérable de temps. Les processus de recrutement et d’onboarding se retrouvent réduits à l’essentiel. La gestion du personnel s’allège et le département des RH peut alors réinvestir ce gain de temps à des tâches plus cruciales telles que la formation, l’évaluation et la motivation des employés.

De l’autre côté, en permettant à vos employés qui ont souvent tendance à éviter la paperasse de se sentir libérés du fardeau des papiers à signer à chaque fois, vous augmenterez leur niveau de satisfaction personnelle et par ricochet leurs performances au travail.

D’importantes économies et un impact environnemental

Quand on fait le point, imprimer, signer et envoyer des documents par les moyens traditionnels représentent un certain coût pour l’entreprise en termes économiques. Il faut ajouter au coût de l’encre, celui du papier, de l’entretien et la maintenance des imprimantes et les frais postaux. Il faut aussi considérer que les entreprises doivent également prévoir de l’espace pour stocker des boites d’archives toujours plus grosses.

En remplaçant donc la signature physique par son équivalent dématérialisé, vous supprimez systématiquement plusieurs lignes de votre budget de dépenses.

Au-delà de l’aspect purement économique, la réduction de la consommation de papier, d’encre (et d’électricité) permet de réduire l’empreinte environnementale de votre entreprise, ce qui représente une preuve de responsabilité environnementale que vous pouvez mettre à votre avantage dans vos publicités et communications diverses.